In vielen Industrieunternehmen läuft die Reihenfolge verkehrt herum: Erst wird ein Use Case gesucht, dann ein Tool ausgewählt. Irgendwann stellt sich heraus, dass der Prozess ganz anders läuft. Der Agent bildet dann eine Variante ab, die es so gar nicht gibt. Nicht das Modell ist das Problem, sondern der Prozess.
Sichtbar wird das an bekannten Stellen:
- Bestellungen, die manuell nachgepflegt werden.
- Reklamationen, die in drei Systemen parallel dokumentiert sind.
- Freigaben, die per Mail laufen, weil der Workflow im ERP zu starr ist.
Die Ursache liegt in gewachsenen Abläufen, Systembrüchen und Stammdaten, die nie für Automatisierung gedacht waren.
Deshalb steht am Anfang die Prozessaufnahme
Sie klärt drei Fragen:
- Wie läuft der Prozess wirklich?
- Welche Daten entstehen dabei?
- Welche Entscheidungen trifft ein Mensch nur deshalb, weil eine Regel fehlt – nicht, weil Urteilsvermögen nötig ist?
Zwei Methoden, die wir bei proaquila dafür einsetzen:
1. Wertstrom-basierte Prozessaufnahme
Wir gehen dorthin, wo der Prozess stattfindet, und nehmen ihn mit den Beteiligten Schritt für Schritt auf: Verantwortlichkeiten, Systemwechsel, Liege- und Wartezeiten, Ausnahmen. Das Ergebnis ist ein Swimlane- oder BPMN-Modell, das auch die Sonderfälle enthält. Diese Methode zeigt, was in keinem System steht – Absprachen, Erfahrungswissen, Workarounds. Sie ist schnell einsetzbar und funktioniert auch dort, wo Daten fehlen. Ihre Grenze: Sie bildet Wahrnehmung ab, keine Messwerte.
2. Process Mining auf Basis der Systemdaten
Aus den Zeitstempeln in ERP, MES oder Ticketsystem rekonstruieren wir den tatsächlichen Ablauf – mit Häufigkeiten, Durchlaufzeiten und Rückschleifen. So wird sichtbar, wie viele Varianten ein Prozess wirklich hat und welche davon den Aufwand treiben. Die Methode liefert Fakten statt Meinungen. Ihre Grenze: Sie sieht nur, was das System protokolliert, und sie steht und fällt mit der Datenqualität.
In der Praxis kombinieren wir beides. Process Mining zeigt, wo es klemmt. Der Workshop am Prozess erklärt, warum.
Am Ende steht eine Entscheidungsgrundlage
Keine Foliensammlung, sondern die Antwort auf fünf Fragen:
- Welche Schritte sind regelbasiert?
- Welche kann ein KI-Agent sinnvoll übernehmen?
- Welche bleiben bewusst beim Menschen?
- Welche Daten fehlen dafür?
- Wo ist der Nutzen messbar – in Durchlaufzeit, Fehlerquote oder Aufwand?
Automatisierung ohne Prozessaufnahme wird teuer. Eine Prozessaufnahme ohne Automatisierungsziel bleibt folgenlos. Beides gehört zusammen.
Mit über 20 Jahren Erfahrung aus Produktion, Entwicklung und Supply Chain unterstützt proaquila Unternehmen dabei, bei der KI-Einführung die richtigen Fragen zu stellen – von den ersten Schritten bis zur Umsetzung, mit verantwortungsvollem Umgang mit Daten.
Wenn Sie wissen möchten, welche zwei bis drei Prozesse in Ihrem Unternehmen zuerst infrage kommen, sprechen wir gerne darüber.
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