Dashboards und Simulationen direkt auf ERP-Daten

Use Case · Daten & Reporting

Die Antworten liegen im ERP – nur nicht in der Form, in der sie gebraucht werden. Ein täglicher Export reicht aus, um sie nutzbar zu machen.

Ausgangslage

„Können wir von Artikel X kurzfristig 500 Stück fertigen?“ ist keine exotische Frage, sondern Tagesgeschäft. Beantwortet wird sie heute mit einem Export in Excel, einem Blick in die Stückliste, einer Rückfrage im Einkauf, ob für die Fehlteile schon bestellt wurde, und einer Schätzung. Das dauert Stunden, ist nicht reproduzierbar, und zwei Personen kommen zu zwei Ergebnissen.

Klassische BI-Projekte lösen das theoretisch – kosten aber Monate, brauchen eine neue Plattform, Lizenzen und einen definierten Berichtskatalog. Genau daran scheitern sie im Mittelstand: Bis der Bericht steht, hat sich die Frage geändert.

Der Datenzugriff ist die kleinere Hürde, als die meisten denken

Die häufigste Reaktion auf diesen Use Case lautet: „Dafür müssten wir erst jemanden an die Datenbank lassen.“ Das ist nicht so.

Weg 1 – täglicher Excel-Export

Ein automatisierter Export der relevanten Tabellen aus dem ERP, einmal täglich in einen definierten Ordner. Mehr braucht es nicht. Alles, was hier beschrieben wird – Fertigbarkeitsprüfung, Fehlteilabgleich, Reichweiten, Inventurlisten, Bestandssimulation, Controlling-Reports – funktioniert auf dieser Basis vollständig. Der einzige Unterschied: Die Zahlen haben den Stand des letzten Exports. Für Dispositions-, Einkaufs- und Controlling-Fragen ist das in aller Regel ausreichend, weil diese Entscheidungen ohnehin nicht im Sekundentakt getroffen werden. Der Weg braucht keinen Datenbankzugang, keine Freigabe der IT für externe Verbindungen und keine Änderung am ERP – in vielen Fällen exportiert das Unternehmen die betreffenden Daten ohnehin schon.

Weg 2 – lesender Zugriff auf eine Replica

Deutlich komfortabler: Die Daten sind aktuell, es entfällt der Exportschritt, und neue Auswertungen lassen sich ohne Rücksprache über den Datenumfang bauen. Der Zugriff erfolgt auf eine Kopie der ERP-Datenbank, nicht auf das Produktivsystem, und ausschließlich lesend – es kann per Konstruktion nichts zurückgeschrieben werden.

Empfehlung: mit Weg 1 anfangen. Er zeigt innerhalb weniger Tage, ob die Auswertungen im Alltag tatsächlich genutzt werden. Die Replica lohnt sich dann, wenn die Dashboards zum festen Arbeitsmittel geworden sind – nicht vorher.

Vorgehen

1. Datenumfang festlegen. Welche Tabellen werden gebraucht: Aufträge, Artikelstamm, Bestellungen, Wareneingänge, Bestände, Stücklisten, Fehlteillisten.
2. Datenweg einrichten. Täglicher Export oder Replica-Anbindung – je nach Ausgangslage, ohne Eingriff ins Produktivsystem.
3. Datenmodell klären. Welche Felder bilden den Sachverhalt fachlich korrekt ab? Das ist der eigentliche Aufwand, nicht die Technik.
4. Fragen sammeln statt Berichte planen. Ausgangspunkt sind die Fragen, die ohnehin täglich gestellt werden, nicht ein abstrakter Kennzahlenkatalog.
5. Dashboard als einzelne HTML-Seite. Jede Auswertung ist eine eigenständige Seite mit einer definierten Abfrage dahinter. Keine Plattform, keine zusätzliche Lizenz, Betrieb im eigenen Netz.
6. Gegen das ERP validieren. Jede Auswertung wird stichprobenartig gegen das ERP geprüft, bevor sie in Gebrauch geht.

Was damit möglich wird

• Fertigbarkeits-Simulation: Kann Artikel X in Stückzahl Y gefertigt werden? Die Stückliste wird gegen die verfügbaren Bestände gerechnet, Fehlteile werden benannt – inklusive Abgleich, ob dafür bereits Bestellungen laufen und mit welchem Liefertermin.
• Reichweite kritischer A-Teile: Bestand gegen Verbrauch und Wiederbeschaffungszeit, mit Kennzeichnung der Teile, bei denen die Reichweite unter die Lieferzeit fällt.
• Fehlteil-Übersicht mit Bestellbezug: Statt zweier getrennter Listen eine Sicht, die Fehlteil, offene Bestellung, bestätigten Termin und betroffene Aufträge zusammenführt.
• Inventurlisten: Nach Lagerort, Artikelgruppe oder Wertigkeit erzeugt, in der Form, die die Zählung tatsächlich braucht.
• Lagerbestandssimulation: Wie entwickelt sich der Bestand über die nächsten Wochen, wenn geplante Zugänge und Bedarfe fortgeschrieben werden – und wo entsteht rechnerisch eine Lücke?

Finance und Controlling

Dieselbe Datenbasis trägt Auswertungen, die sonst quartalsweise in Handarbeit entstehen: Bestandsbewertung und Kapitalbindung nach Artikelgruppen, Umsatz- und Margenauswertungen entlang der Auftragsdaten, Lieferantenanalysen, Alters- und Reichweitenstrukturen des Lagers. Der Unterschied zum bisherigen Vorgehen ist weniger die Tiefe der Analyse als die Zeit bis zum ersten belastbaren Ergebnis: Eine neue Fragestellung wird zu einer neuen Seite, nicht zu einem neuen Projekt.

Nutzen

• Antworten auf wiederkehrende Fragen in Minuten statt Stunden, reproduzierbar und für alle gleich
• Einstieg ohne Datenbankzugang – ein täglicher Export genügt
• Entscheidungen über Machbarkeit und Termine auf Datenbasis statt auf Erfahrungswerten
• Kein BI-Projekt, keine zusätzliche Plattform, kein Lizenzmodell
• Neue Auswertungen in Stunden bis Tagen statt in Wochen
• Weniger manuelle Exporte und Abstimmungsschleifen zwischen Disposition, Einkauf und Controlling