USE CASE · TECHNISCHE DOKUMENTATION
Wie 1.200 gewachsene Word-Dokumente in einem automatisierten Batchlauf importfähig wurden – mit acht Stunden Personalaufwand statt vier Mannmonaten Handarbeit.
Ausgangspunkt
1.200 Serviceanleitungen mussten für den Wechsel des Content-Management-Systems vereinheitlicht werden
Eingangsdaten
Word-Dokumente aus dem gewachsenen Altbestand, Zielvorgaben des neuen Systems
Ergebnis
Vollständig importfähiger Dokumentenbestand – 8 Stunden Personalaufwand statt 4 Mannmonaten
Ausgangslage
Ein Systemwechsel im Content-Management-System scheitert selten am neuen System. Er scheitert am Altbestand. Im konkreten Fall lagen rund 1.200 Serviceanleitungen als gewachsene Word-Dokumente vor – über Jahre entstanden, von unterschiedlichen Autoren, mit unterschiedlichen Formatvorlagen, eingebetteten Tabellen und zweisprachigen Passagen.
Der Import in das neue System setzt eine einheitliche Struktur voraus. Für jedes Dokument bedeutete das: Formatierung vereinheitlichen, Tabellen entfernen, englischsprachige Textteile entfernen. Fachlich ist jeder einzelne dieser Schritte trivial. In Summe – 1.200 Dokumente, jedes mit eigenen Abweichungen – entsteht daraus ein Arbeitspaket von mehreren Mannmonaten. Kapazität, die in der technischen Redaktion neben dem Tagesgeschäft nicht vorhanden ist.
Das ist der typische Migrationsstau: Das neue System steht bereit, der Umstieg verzögert sich am Aufräumen der Inhalte.
Der Ansatz
Statt die Dokumente manuell durchzuarbeiten, haben wir die Aufbereitung als automatisierte Batchverarbeitung aufgesetzt – mit n8n als Orchestrierung und Claude als inhaltlich arbeitender Instanz. Der Ablauf je Dokument:
- Einlesen. Das Word-Dokument wird aus dem Quellverzeichnis übernommen.
- Analyse und Umbau. Formatierung auf die Zielstruktur bringen, Tabellen behandeln, englischsprachige Passagen identifizieren und entfernen.
- Ausgabe. Das überarbeitete Dokument wird im importfähigen Format abgelegt.
- Protokollierung. Jeder Durchlauf wird nachvollziehbar dokumentiert, Auffälligkeiten werden zur manuellen Sichtung markiert.
n8n übernimmt dabei die Mechanik: Warteschlange, Wiederholung bei Fehlern, Statusverfolgung über den gesamten Bestand. Claude übernimmt den Teil, der sich nicht in eine Regel oder ein Makro fassen lässt – die Entscheidung, welcher Textteil englisch ist, was inhaltlich zusammengehört und welche Struktur ein Abschnitt im Zielformat bekommen muss.
Warum ein Skript nicht gereicht hätte
Formatbereinigung per Makro oder Skript funktioniert, solange die Dokumente einheitlich sind. Genau das sind gewachsene Bestände nie: Zweisprachige Passagen stehen nicht in eigenen Absätzen, sondern mitten im Fließtext. Tabellen enthalten mal Layout, mal echte Sachinformation, die erhalten bleiben muss. Überschriften sind mal als Formatvorlage, mal als fett formatierter Text ausgezeichnet.
Ein Skript scheitert an diesen Abweichungen oder erzeugt stillschweigend Fehler. Ein Sprachmodell trifft hier dieselbe Entscheidung, die sonst ein Redakteur trifft – nur eben 1.200 Mal, in gleichbleibender Qualität.
Aufwand und Ergebnis
- Vorbereitung und Test an Stichproben: 4 Stunden
- Automatisierte Bearbeitung: 2 bis 4 Minuten je Dokument, unbeaufsichtigt
- Stichprobenprüfung der Ergebnisse: 4 Stunden
- Personeller Aufwand gesamt: 8 Stunden
- Veranschlagte manuelle Alternative: rund 4 Mannmonate
Alle Dokumente konnten nach der automatisierten Aufbereitung ohne nennenswerte Nacharbeit in das neue System importiert werden. Ebenso relevant wie die eingesparte Zeit ist der Effekt auf das Projekt selbst: Die Migration war nicht mehr von freier Redaktionskapazität abhängig. Der Systemwechsel konnte terminiert werden, statt sich am Altbestand zu verzögern. Und weil alle Dokumente nach demselben Maßstab bearbeitet wurden, ist der Zielbestand einheitlicher als der Ausgangsbestand je war.
Die Automatisierung ersetzt die fachliche Verantwortung nicht. Vor dem Massendurchlauf steht die Kalibrierung an einer Stichprobe, nach dem Durchlauf die Prüfung der Ergebnisse. Ohne Kalibrierung skaliert man einen systematischen Fehler auf 1.200 Dokumente – ohne Prüfung merkt man es nicht. Wo Inhalte regulatorisch relevant sind, gilt zusätzlich: Die Automatisierung bereitet auf, die Freigabe bleibt beim Verantwortlichen.
Übertragbarkeit
Der Ansatz greift überall dort, wo ein großer Dokumentenbestand nach einheitlichen Regeln umgebaut werden muss – Systemmigrationen, die Umstellung auf strukturierte Redaktion, die Vereinheitlichung nach der Zusammenführung von Standorten oder Unternehmen, die Aufbereitung von Altbeständen für die Nutzung durch KI-Systeme.
Der Einstieg ist klein und aussagekräftig: 20 bis 30 repräsentative Dokumente aus dem eigenen Bestand, ein definiertes Zielformat, ein Testdurchlauf. Danach ist belastbar abschätzbar, welcher Anteil des Bestands sich automatisiert aufbereiten lässt – und welche Zeitersparnis dahintersteht.
Steht bei Ihnen eine Systemmigration an?
Wir prüfen an einer Stichprobe aus Ihrem Dokumentenbestand, was sich automatisiert aufbereiten lässt – und was nicht.