Lieferantenbewertung aus 12 Monaten Bestelldaten

Use Case · Einkauf & Qualität

Wer zuverlässig liefert und wer jeden Monat Aufwand verursacht, steht in den Bestell-, Wareneingangs- und Reklamationsdaten der letzten zwölf Monate. Sie müssen nur zusammengeführt werden.

Ausgangslage

In vielen Unternehmen entsteht die Lieferantenbewertung einmal im Jahr für das Audit: eine Excel-Datei, in die Einkauf und Qualität nach bestem Wissen Noten eintragen. Was dabei zählt, ist meist der letzte Vorfall – der Lieferant, der vor drei Wochen die Linie stehen ließ, bekommt eine schlechtere Note als der, dessen Verzögerungen sich über das Jahr verteilen und in Summe deutlich teurer waren.

Dabei liegen die Fakten längst vor. Jede Bestellposition trägt ein bestätigtes Lieferdatum, jeder Wareneingang ein tatsächliches. Reklamationen sind im ERP oder im CAQ-System erfasst, das Einkaufsvolumen ohnehin. Die Daten liegen nur in getrennten Auswertungen, und niemand führt sie über zwölf Monate zusammen. Also bleibt die Bewertung eine Einschätzung – und Gespräche mit Lieferanten bleiben eine Diskussion über Wahrnehmungen.

Warum die Jahresbewertung zu spät kommt

Eine Bewertung, die einmal jährlich entsteht, beschreibt einen Zustand, den man nicht mehr ändern kann. Schleichende Verschlechterung – ein Lieferant, dessen Verzug sich von zwei auf elf Tage aufbaut – fällt erst auf, wenn die Fertigung steht. Hinzu kommt die fehlende Gewichtung: Ohne Bezug zu Einkaufsvolumen und ABC-Klasse der bezogenen Artikel wiegt ein verspätetes C-Teil so schwer wie ein verspätetes A-Teil. Und eine Reklamationszahl ohne Bezug zur gelieferten Menge bestraft den Lieferanten, der viel liefert.

Vorgehen in sieben Schritten

Die Schritte 1 bis 4 laufen auf einem einzigen Export und liefern bereits eine belastbare Rangfolge.

1. Datenbasis schaffen. Export der Bestellpositionen und Wareneingänge der letzten zwölf Monate, der Reklamationen aus ERP oder CAQ sowie der ABC-Klassifizierung aus dem Artikelstamm. Für den Einstieg genügt ein Excel-Export.
2. Daten zusammenführen. Bestellposition, Wareneingang und Reklamation über Bestell- und Artikelnummer verknüpfen. Teillieferungen, Stornos und umterminierte Positionen bereinigen, damit später niemand die Zahlen anzweifeln muss.
3. Termintreue messen. Bestätigtes gegen tatsächliches Wareneingangsdatum, mit definierter Toleranz und getrennt nach zu früh und zu spät. Neben dem Mittelwert zählt die Streuung: Ein Lieferant, der immer fünf Tage zu spät kommt, ist planbar – einer, der zwischen null und dreißig schwankt, nicht.
4. Mengen- und Qualitätstreue messen. Über- und Unterlieferungen, Reklamationsquote bezogen auf die gelieferte Menge, Sperrbestände und Nacharbeit. Erfasst wird, was im System dokumentiert ist – nicht, was am Telefon geklärt wurde.
5. Nach Volumen und ABC gewichten. Die Kennzahlen mit Einkaufsvolumen und ABC-Klasse der bezogenen Artikel gewichten. Ein kleiner Lieferant, der ausschließlich A-Teile liefert, ist kein kleiner Fall.
6. Lieferanten einstufen. Einteilung in A, B und C anhand dokumentierter Schwellen. Grenzfälle werden im Team entschieden, nicht von der Formel – und die Entscheidung wird festgehalten.
7. Maßnahmen ableiten. Für jeden B- und C-Lieferanten eine konkrete Maßnahme mit Verantwortlichem, Termin und der Kennzahl, an der der Erfolg gemessen wird. Danach läuft die Auswertung monatlich auf demselben Export weiter.

Typische Analysefragen

• Welche Lieferanten liefern regelmäßig später als bestätigt – und um wie viele Tage im Mittel?
• Bei welchen Lieferanten verschlechtert sich die Termintreue über das Jahr?
• Welche Reklamationen betreffen A-Teile und gefährden damit direkt die Fertigung?
• Welcher Anteil des Einkaufsvolumens liegt bei Lieferanten mit schlechter Bewertung?
• Wo hängt ein A-Teil an einem einzigen Lieferanten ohne qualifizierte Alternative?
• Welche Lieferanten verursachen den höchsten Abwicklungsaufwand je Euro Bestellwert?

So sieht das Ergebnis aus

Musterstruktur der Maßnahmenliste. Jeder Befund ist auf einen konkreten Lieferanten bezogen und einem Verantwortlichen zugeordnet.

Nutzen

• Lieferantengespräche auf Basis von Zahlen statt Einzelfällen
• Frühe Sichtbarkeit von Lieferanten, die schleichend schlechter werden
• Aufwand dort, wo Volumen und Kritikalität es rechtfertigen
• Nachvollziehbare Einstufung, die einer Auditfrage standhält
• Weniger Fehlteile durch rechtzeitige Eskalation statt nachträglicher Erklärung
• Wiederholbar: die Auswertung läuft monatlich auf demselben Export